Pengertian, Manfaat, Tujuan dan Metode dalam Analisa Jabatan

Artikel ini akan membahas tentang pengertian, manfaat, tujuan dan metode dalam analisa jabatan. Melalui artikel ini diharapkan dapat memahami dan menjelaskan kembali mengenai pengertian, manfaat, tujuan dan metode dalam analisa jabatan

Definisi dan Pengertian Job Analisis (Analisa Jabatan)

Analisis jabatan adalah suatu proses untuk mengidentifikasi dan menentukan secara rinci tugas-tugas (duties) dan persyaratan dari suatu jabatan tertentu.Dessler (1993) mendefinisikan analisis jabatan sebagai suatu bentuk pengembangan uraian terperinci dari tugas-tugas yang harus dilakukan dalam suatu jabatan, penentuan hubungan dari satu jabatan dengan jabatan lain yang ada, dan penentuan tentang pengetahuan, ketrampilan, dan kemampuan-kemampuan lain yang diperlukan karyawan untuk melakukan pekerjaan secara efisien dan efektif.

Jenis analisis jabatan menurut Gomes (dalam Umar, 2005) membagi dua jenis analisis jabatanyaitu :

1. Traditional Job analysis

Secara tradisional analisis jabatan dilakukan dengan mencari informasi melalui tiga aspek, yaitu:
· tanggungjawab (responsibilities)
· merinci unit organisasi agar pekerjabertanggungjawab, tundukkepadapengarahdanbagianpengendalipelaksana; kewajiban-kewajiban (duties) umumseseorang yang sedangmemegangsuatukedudukan
· kualifikasi-kualifikasi (qualifications) minimal yang diterimasebagaikelayakan.

Kelemahan dari analisis jabatan dengan jenis ini adalah :
· perhatianperusahaantidakditujukanpadasifat-sifatpekerjaansecaraspesifik
· tidakadasyarat-syaratbagipelaksanaansuatupekerjaan
· tidakadastandar-standarperformansi minimal yang dapatditerimabagiseorangpekerja
· tidakmerincikualitasdankuantitassertaketepatanwaktudarisuatupelayanan yang diinginkan
· tidakmemikirkan output analysis sehinggatidakbermanfaatbagiperencana SDM yang memerlukannya.

2. Result-Oriented Job Description (RODs)

Pendekatan ini menguraikan harapan-harapan organisasi yang jelas kepada para pekerja dan sekaligus mendorong para supervisor dan pekerja untuk mengetahui bahwa baik standar maupun imbalan tergantung pada persyaratan tertentu. Analisis jabatan jenis ini memuat pertanyaan-pertanyaan tentang tasks, conditions, standards, SKAs, qualification.

Kelebihan dari model Result-Oriented Job Description (RODs) adalah :
· model ini menyediakan sarana untuk menghubungkan input personil dan output organisasi bagi para perencana program
· menyediakan sarana untuk memperkenalkan pada para pekerja baru atas harapan dan tujuan yang ditetapkan untuk evaluasi terhadap performansi pekerja bagi para manajer
· memberikan gambaran yang jelas mengenai harapan performansi, kualifikasi minimal yang dibutuhkan untuk promosi dan penempatan para pegawai, dan meningkatkan dampak bagi para manajer kepegawaian terhadap produktifitas organisasi.

Jenis analisis ini mempunyai beberapa kelemahan yaitu :
· perubahan dalam syarat dan standar harus dilakukan peninjauan kembali atas RODs
· setiap kedudukan memerlukan RODs tersendiri
· beberapa kedudukan tidak mempunyai standar performansi yang tidak dapat diukur.

Analisis Jabatan mencakup 2 (dua) elemen, yaitu
1. Uraian Jabatan (Job Description)
2. Spesifikasi Jabatan (Job Spesification) atau Persyaratan Jabatan (Job Requirement)

Manfaat Analisa Jabatan

Job description, job specification, dan job evaluation hasildarianalisajabatanbergunauntukhal-halberikut.

1. Perekrutan dan Seleksi (Recruitment and Selection)

Analisis pekerjaan memberikan informasi tentang uraian pekerjaan dan syarat­-syarat karyawan yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan. Isi spesifikasi dipergunakan menjadi dasar seleksi untuk memutuskan jenis orang yang perlu direkrut dan diangkat.

2. Kompensasi (Compensation)

Informasianalisispekerjaanmemberikanpemahaman yang jelastentanglatarbelakang (pendidikan, usia, pengalaman, dan lain-lain) orang yang akanmendudukijabatanitu, sehinggaperusahaandapatmenentukangajinya.

3. Evaluasi Jabatan

Informasianalisispekerjaanmemberikanpemahaman yang jelasmengenaiberat/ringannyapekerjaan, besar/kecilnyarisiko yang dihadapipekerja, sulit/mudahnyamendapatkanpersonil.Dengandemikian, perusahaandapatmenetapkanoajipadaposisijabatantersebut.

4. Penilaian Prestasi Kerja (Performance Appraisal)

Penilaianptestasikerjamerupakanupayamembandingkanprestasiaktualpegawaidenganprestasikerja yang diharapkan darinya. Untuk menentukan apakah suatu pekerjaan bisa dikerjakan atau diselesaikan dengan baik maka uraian pekerjaan akan sangat membantu dalam penentuan sasaran pekerjaannya.

5. Latihan (Training)

Informasi analisis pekerjaan digunakan untuk merangsang program latihan pengembangan. Uraian pekerjaan, perlengkapan, dan jenis keterampilan pekerja digunakan bahan pembantu dalam pengembangan program-program latihan.

6. Promosi dan Pemindahan

Informasi analisis pekerjaan akan digunakan untuk membantu menentukan promosi ataupun pemindahan karyawan.

7. Organisasi

Informasi jabatan yang diperoleh dari analisis pekerjaan seringkali memberi­kan petunjuk bahwa organisasi yang ada perlu diperbaiki.

8. Pemerkayaan Pekerjaan (Job Enrichment)
Informasi analisis pekerjaan dapat dipergunakan untuk memperkaya pekerjaan pada suatu jabatan tertentu.

9. Penyederhanaan Pekerjaan (Work Simplification)

Informasi analisis pekerjaan digunakan juga untuk penyederhanaan atau spesialisasi pekerjaan. Dengan perkembangan perusahaan dan spesifikasi yang mendalam mengakibatkan pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan dalam suatu jabatan semakin terspesialisasi.

10. Penempatan (Placement)

Informasi analisis pekerjaan digunakan untuk menempatkan para karyawan pada pekerjaan-pekerjaan yang sesuai dengan keterampilannya agar mereka bekerja secara efektif.

11. Peramalan dan Perekrutan

Informasi analisis pekerjaan digunakan untuk peramalan dan perekrutan tenaga kerja yang akan dibutuhkan perusahaan.

12. Orientasi dan Induksi

Informasi analisis pekerjaan digunakan untuk orientasi dan induksi bagi kar­yawan baru mengenai sejarah perusahaan, hak dan kewajibannya, menginduksi, dan lainnya

Tujuan Analisis Jabatan

Tujuan Analisis Jabatan menurut Gomes (dalam Dessler, 2003) yaitu:

1. Job description, yaitu untuk mengidentifikasikan pekerjaan, riwayat pekerjaan, kewajiban-kewajiban pekerjaan, dan pertanggungjawaban, serta untuk mengetahui spesifikasi pekerjaan atau informasi mengenai standar pekerjaan.

2. Job classification, yaitu penyusunan pekerjaan-pekerjaan kedalam kelas-kelas, kelompok-kelompok, atau jenis-jenis berdasarkan rencana sistematika tertentu

3. Job evaluation, yaitu suatu prosedur pengklasifikasian pekerjaan berdasarkan kegunaan masing-masing di dalam organisasi dan dalam pasar tenaga kerja luar yang terikat

4. Job desinng restructuring, yaitu meliputi usaha-usaha untuk mengalokasikan dan merestrukturisasi kegiatan pekerjaan kedalam berbagai kelompok

5. Personel requirement, yaituberupapersyaratanatauspesifikasitertentubagisuatupekerjaan

6. Performance appraisal, yaitumerupakanpenilaiansistematis yang dilakukanoleh supervisor terhadapperformansipekerjaandariparapekerja

7. Worker training, yaitu pelatihan yang ditujukan kapada para pekerja

8. Worker mobility, yaitu dinamika keluar-masuknya seseorang dalam posisi, perkerjaan-pekerjaan, dan okupasi-okupasi tertentu

9. Efficiency, ini mencangkup penggabungan proses kerja yang optimal dan rancangan keamanan dari peralatan dan fasilitas, serta prosedur kerja, susunan kerja dan standar kerja

10. Safety, berfokus pada identifikasi dan peniadaan perilaku kerja yang tidak aman, kondisi fisik dan kondisi lingkungan

11. Human resource planning, kegiatan antisipasi dan reaktif melalui suatu organisasi

12. Legal, aturan dan ketentuan lain yang berkaitan dengan organisasi.

Metode dan Proses Pengumpulan Informasi bagi Analis Jabatan

Beberapa metode yang digunakan dalam analisis jabatan. Metode-metode tersebut adalah sebagai berikut :

1. Wawancara

Wawancara harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

a. Pro dan Kontra.
Wawancara kiranya metode yang paling banyak digunakan untuk tugas dan tanggung jawab jabatan, dan penggunaannya yang luas mencerminkan keunggulan.

b. Pertanyaan – pertanyaan yang Khas.
Meskipun ada kekurangan-kekurangannya, wawancara itu digunakan secara luas.

c. Pedoman Wawancara.

2. Kuesioner

Meminta karyawan mengisi kuesioner untuk menggambarkan tugas-tugas yang berkaitan dengan jabatan dan tanggung jawab mereka adalah satu cara lain untuk memperoleh informasi analisis jabatan.

3. Observasi

Observasi langsung khususnya bermanfaat nila jabatan-jabatan terutama terdiri dari kegiatan yang dapat diobservasi secara fisik.

4. Buku Harian (diary/log)
Pendekatan yang lain adalah meminta karyawan membuat buku harian (diary/log) atau daftar dari apa yang mereka lakukan sepanjang hari. Untuk setiap kegiatan yang terlibat di dalamnya. Kegiatan tersebut (bersama dengan waktunya) dicatat oleh karyawan itu dalam sebuah buku harian.

Analisis jabatan akan dimulai dengan proses pengumpulan data-data dari internal organisasi. Data-data yang biasanya digunakan adalah dokumen visi misi perusahaan, dokumen peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama, dokumen prosedur operasi yang sudah distandardisasikan, dan dokumen lain yang dapat memberikan histori jabatan yang akan dianalisa.

Selanjutnya analis jabatan (sebutan untuk orang yang melakukan analisa jabatan) akan mempelajari dokumen tersebut dan menggali informasi mengenai suatu jabatan.Setelah mendapatkan informasi dari data yang sudah ada, analis jabatan akan terjun ke lapangan mengadakan 1) Penyebaran questioner, 2) Wawancara dengan pemangku jabatan/incumbent, atasan/superior, rekan/peer, dan bawahan/subordinate, 3) Observasi. Proses terjun di lapangan ini dilakukan untuk organisasi yang proses bisnisnya sudah berjalan. Artinya sudah ada kegiatan yang dilakukan. Di lapangan ini, analis jabatan akan menggali mengenai: tanggungjawab dan wewenang jabatan, tugastugas yang dijalankan, prosedur standar dalam operasionalisasi, kendala dan hambatan, pihak yang biasa terlibat dalam penanganan pekerjaan (stake holders).

Analis jabatan sebelum mengadakan wawancara, biasanya akan menyebarkan questioner yang berisi pertanyaan seputar hal tersebut di atas. Ketika pulang dari lapangan, analis jabatan akan menggenggam informasi yang akan diramu menjadi uraian jabatan dan persyaratan jabatan. Dia akan membuat draf atas informasi tersebut. Draf uraian jabatan dan persyaratan jabatan tersebut selanjutnya akan dikonsultasikan kembali dengan atasan dan pemangku jabatan, sebelum disetujui oleh atasan dan pemangku jabatan.

Sekian artikel tentang Pengertian, Manfaat, Tujuan dan Metode dalam Analisa Jabatan. Semoga bermanfaat.