Pengertian Presentasi, Jenis dan Persiapan Dalam Presentasi
Presentasi adalah bentuk komunikasi. Komunikasi presentasi dilakukan secara terpadu lewat suara, gambar, dan bahasa tubuh. Presentasi adalah aktivitas yang tidak terpisahkan dari rangkaian aktivitas di dunia bisnis atau pekerjaan sehari – hari. Berbagai hal yang berkenaan dengan pekerjaan pun dijelaskan melalui presentasi. Jadi, presentasi merupakan cara mengkomunikasikan ide secara langsung kepada pendengar.
2. Persiapan Dasar Presentasi
Dalam komunikasi sehari-hari, hampir semua orang dapat berbicara dengan baik dan lancer tanpa beban. Berbeda halnya saat seseorang harus melakukan presentasi pada sekelompok audiens untuk menyampaikan sebuah topik yang sudah ditentukan. Ternyata tidak semua orang mampu begitu saja untuk melakukan presentasi sebagaimana mereka berbicara sehari-hari. Karena, mempresentasikan suatu topik didepan audiens memerlukan persiapan dalam penyampaiannya.
Keberhasilan sebuah presentasi terletak pada unsur-unsur yang ada didalamnya, yaitu presenter (orang yang menyampaikan presentasi secara langsung didepan audiens), materi yang disampaikan, sarana (media dan alat yang digunakan untuk menyampaikan presentasi, misalnya slide, LCD projector, dan sound system), serta audiens (penerima informasi). Jika unsur-unsur tersebut dipersiapkan dengan baik, maka presentasi akan berlangsung dengan sukses.
Waktu presentasi biasanya sudah diketahui jauh sebelumnya. Karena itu, jangka waktu yang tersedia memungkinkan presenter mempersiapkan diri. Masalah-masalah yang dikhawatirkan muncul saat presentasi bisa dikurangi dengan persiapan yang matang. Persiapan tersebut bisa dimulai dengan :
a. Menganalisis acara. Dalam hal ini, seorang presenter harus mengetahui terlebih dahulu, dalam acara apa dia akan melakukan presentasi. Analisis acara dapat dilakukan dengan membuat daftar analisis acara seperti :
b. Meninjau profil audiens. Hal lain yang tidak kalah penting adalah mengetahui kepada siapa seorang presenter akan menyampaikan presentasi. Presenter harus mengenali tipikal audiensnya :
Bagi seorang presenter, ibaratnya sedang menyeberangi sebuah sungai. Supaya selamat, seseorang harus pandai berenang, tahu apa isi sungai, berapa dalamnya, berisilumpur atau tidak, apakah ada binatang buasnya, dan lain-lain.
c. Menetapkan tujuan presentasi. Setelah mengetahui siapa audiensnya, langkah selanjutnyaadalah menetapkan tujuan presentasi. Presentasi yang bertujuan untuk menyampaikan keunggulan-keunggulan produk dengan tujuan akhir berupa ajakan untuk membeli produk tentu akan berbeda isinya dengan presentasi tentang pengenalan sebuah produk atau sebuah sistem pengajaran.
d. Mengetahui tempat dan sarana. Sangat penting bagi seorang presenter untuk mengetahui dan memperhatikan tempat presentasi akan dilaksanakan. Beberapa hal yang berkaitan dengan hal ini, misalnya :
e. Mengetahui waktu presentasi. Mengetahui kapan waktu presentasi akan disampaikan sangatlah penting bagi presenter, karena hal ini berkaitan dengan teknik penyampian dan bagaimana presenter memenajemen waktu yang tersedia sehingga mendapatkan hasil presentasi yang optimal. Berbicaralah dengan efektif. Pilihlah katakata yang efektif dalam menyampaikan setiap pokok pikiran. Usahakan 40-60 kata untuk menyampaikan satu gagasan penting. Menurut hasil survey, setiap 10 menit presentasi berisi 1600-1800 kata.
f. Menyiapkan materi. Umumnya struktur materi presentasi dibagi menjadi pembukaan, isi, dan penutup. Pembukaan dan penutup adalah dua hal penting dalam menentukan keberhasilan sebuah presentasi, tapi bukan berarti isi materi bisa dianggap remeh. Pembukaan presentasi perlu dirancang semenarik mungkin untuk membangkitkan minat audiens, penutup juga harus menggambarkan keseluruhan isi materi presentasi yang sudah disampaikan.
g. Melatih kemampuan. Presentasi dengan hasil yang luar biasa membutuhkan persiapan yang luar biasa pula. Persiapan adalah resep rahasia terpenting dari sebuah presentasi. Ujung dari semua persiapan itu adalah latihan. Sediakanlah waktu untuk untuk latihan, khususnya dalam hal pembukaan presentasi karena inilah yang menentukan kesuksesan sebuah presentasi. 75% rasa grogi dapat dikurangi dengan berlatih sebelum benar-benar melakukan presentasi. Mula-mula lakukanlah sendiri didepan cermin. Bacalah presentasi keras-keras dan sesering mungkin. Jika perlu, gunakan tape recorder saat latihan.agar kita tahu apakah nada bicara kita monoton atau tidak dan bagian mana yang perlu ditambahi penekanannya. Jangan lupa juga untuk melatih senyum, karena senyum memberikan makna bahwa seorang presenter senang berbicara didepan audiens. Hal ini akan membuat audiens merasa lebih nyaman dan memunculkan ikatan emosional antara presenter dan audiens.
3. Materi Presentasi
Sebuah presentasi pada umumnya terdiri dari :
Pengertian Presentasi, Jenis dan Persiapan Dalam Presentasi - Presentasi, khususnya presentasi lisan adalah bagian dari komunikasi yang mengandung muatan atau pesan, proses atau merode, dan media penyajian atau alat bantu. Semua komponen ini saling terkait dalam menciptakan suatu presentasi yang optimal dan efektif.
1. Jenis-Jenis Presentasi
Presentasi merupakan kegiatan komunikasi yang terjadi antara penyaji (presentar) dan pendengar (audience) untuk tujuan tertentu dengan menggunakan teknik sajian dan media presentasi yang terencana. Berdasarkan tujuannya, presentasi dapat dibagi menjadi sejumlah kategori, yaitu :
a. Presentasi persuasive (persuassive), ini adalah presentasi yang bertujuan untuk meyakinkan, menarik minat, dan berusaha mendapatkan kepercayaan audiens. Misalnya, presentasi yang dilakukan oleh agen asuransi agar audiens tertarik dan mau menjadi nasabahnya. Dalam presentasi seperti ini, seorang penyaji harus tampil dengan meyakinkan dan mampu menjawab semua pertanyaan yang diajukan oleh audiensnya.
b. Presentasi penjelasan (explanation), presentasi ini bertujuan memberikan gambaran, meningkatkan pemahaman, serta menjelaskan hal-hal tertentu. Misalnya, presentasi yang disampaikan dosen kepada mahasiswa. Dalam presentasi ini, seorang dosen harus memperhatikan poin-poin yang akan disampaikan, sehingga penjelasan yang disampaikan menjadi sistematis dan mudah dipahami oleh mahasiswa.
c. Presentasi instruksional (instructional), penekanan pada presentasi ini adalah pada bagaimana melakukan sesuatu. Jenis presentasi ini biasanya memerlukan keterlibatan audiens lebih banyak. Karena itu, materi dalam presentasi ini harus dibuat sesederhana mungkin agar mudah dimengerti oleh audiens.
d. Presentasi laporan (report), ini adalah presentasi yang memberikan informasi atau data tertentu. Presentasinya lebih bersifat spesifik, menyajikan fakta dan data, serta langsung pada pokok masalahnya.
e. Presentasi pelatihan (training), ini adalah presentasi yang diberikan pada kegiatan-kegiatan pelatihan. Misalnya pelatihan pada karyawan baru, pelatihan pada tenaga pengajar saat diberlakukannya system pengajaran atau kurikulum baru, dan sebagainya.
1. Jenis-Jenis Presentasi
Presentasi merupakan kegiatan komunikasi yang terjadi antara penyaji (presentar) dan pendengar (audience) untuk tujuan tertentu dengan menggunakan teknik sajian dan media presentasi yang terencana. Berdasarkan tujuannya, presentasi dapat dibagi menjadi sejumlah kategori, yaitu :
a. Presentasi persuasive (persuassive), ini adalah presentasi yang bertujuan untuk meyakinkan, menarik minat, dan berusaha mendapatkan kepercayaan audiens. Misalnya, presentasi yang dilakukan oleh agen asuransi agar audiens tertarik dan mau menjadi nasabahnya. Dalam presentasi seperti ini, seorang penyaji harus tampil dengan meyakinkan dan mampu menjawab semua pertanyaan yang diajukan oleh audiensnya.
b. Presentasi penjelasan (explanation), presentasi ini bertujuan memberikan gambaran, meningkatkan pemahaman, serta menjelaskan hal-hal tertentu. Misalnya, presentasi yang disampaikan dosen kepada mahasiswa. Dalam presentasi ini, seorang dosen harus memperhatikan poin-poin yang akan disampaikan, sehingga penjelasan yang disampaikan menjadi sistematis dan mudah dipahami oleh mahasiswa.
c. Presentasi instruksional (instructional), penekanan pada presentasi ini adalah pada bagaimana melakukan sesuatu. Jenis presentasi ini biasanya memerlukan keterlibatan audiens lebih banyak. Karena itu, materi dalam presentasi ini harus dibuat sesederhana mungkin agar mudah dimengerti oleh audiens.
d. Presentasi laporan (report), ini adalah presentasi yang memberikan informasi atau data tertentu. Presentasinya lebih bersifat spesifik, menyajikan fakta dan data, serta langsung pada pokok masalahnya.
e. Presentasi pelatihan (training), ini adalah presentasi yang diberikan pada kegiatan-kegiatan pelatihan. Misalnya pelatihan pada karyawan baru, pelatihan pada tenaga pengajar saat diberlakukannya system pengajaran atau kurikulum baru, dan sebagainya.
 |
| image source: www.techrepublic.com |
baca juga: Persiapan Bagi MC dan Entertainer dalam Membawa Suatu Acara
2. Persiapan Dasar Presentasi
Dalam komunikasi sehari-hari, hampir semua orang dapat berbicara dengan baik dan lancer tanpa beban. Berbeda halnya saat seseorang harus melakukan presentasi pada sekelompok audiens untuk menyampaikan sebuah topik yang sudah ditentukan. Ternyata tidak semua orang mampu begitu saja untuk melakukan presentasi sebagaimana mereka berbicara sehari-hari. Karena, mempresentasikan suatu topik didepan audiens memerlukan persiapan dalam penyampaiannya.
Keberhasilan sebuah presentasi terletak pada unsur-unsur yang ada didalamnya, yaitu presenter (orang yang menyampaikan presentasi secara langsung didepan audiens), materi yang disampaikan, sarana (media dan alat yang digunakan untuk menyampaikan presentasi, misalnya slide, LCD projector, dan sound system), serta audiens (penerima informasi). Jika unsur-unsur tersebut dipersiapkan dengan baik, maka presentasi akan berlangsung dengan sukses.
Waktu presentasi biasanya sudah diketahui jauh sebelumnya. Karena itu, jangka waktu yang tersedia memungkinkan presenter mempersiapkan diri. Masalah-masalah yang dikhawatirkan muncul saat presentasi bisa dikurangi dengan persiapan yang matang. Persiapan tersebut bisa dimulai dengan :
a. Menganalisis acara. Dalam hal ini, seorang presenter harus mengetahui terlebih dahulu, dalam acara apa dia akan melakukan presentasi. Analisis acara dapat dilakukan dengan membuat daftar analisis acara seperti :
- Organisasi apa yang menyelenggarakan acara?
- Apa tujuan organisasi itu?
- Bagaimana sifat acara yang dilaksanakan?
- Seberapa resmi acaranya?
- Dan lain-lain
b. Meninjau profil audiens. Hal lain yang tidak kalah penting adalah mengetahui kepada siapa seorang presenter akan menyampaikan presentasi. Presenter harus mengenali tipikal audiensnya :
- Berapa banyak audiens yang akan hadir?
- Mengapa mereka hadir?
- Apa yang mereka harapkan dari topik yang akan dipresentasikan?
- Bagaimana tingkat pengetahuan mereka terhadap topik?
- Berapa usia, bagaimana pendidikan audiens, dan jenis kelamin mereka?
- Dan lain-lain
Bagi seorang presenter, ibaratnya sedang menyeberangi sebuah sungai. Supaya selamat, seseorang harus pandai berenang, tahu apa isi sungai, berapa dalamnya, berisilumpur atau tidak, apakah ada binatang buasnya, dan lain-lain.
c. Menetapkan tujuan presentasi. Setelah mengetahui siapa audiensnya, langkah selanjutnyaadalah menetapkan tujuan presentasi. Presentasi yang bertujuan untuk menyampaikan keunggulan-keunggulan produk dengan tujuan akhir berupa ajakan untuk membeli produk tentu akan berbeda isinya dengan presentasi tentang pengenalan sebuah produk atau sebuah sistem pengajaran.
d. Mengetahui tempat dan sarana. Sangat penting bagi seorang presenter untuk mengetahui dan memperhatikan tempat presentasi akan dilaksanakan. Beberapa hal yang berkaitan dengan hal ini, misalnya :
- Ruangan yang akan dipakai untuk acara, seberapa besar dan luas ruangan tersebut.
- Sarana yang tersedia. Akan sangat bermanfaat jika sebelum presentasi, kita mencoba mengoperasikan tombol-tombol lampu, slide projector, dan lain-lain.
- Meneliti gangguan yang mungkin timbul. Misalnya jika tiba-tiba mati lampu, jika tiba-tiba ada kebisingan yang mengganggu, serta kemungkinan-kemungkinan lainnya.
- Mengetahui tata letak tempat duduk. Hal ini untuk lebih mudah bagi presenter mengaitkannya dengan sarana yang lain serta mempersiapkan posisi dirinya dirinya saat nanti melakukan presentasi
e. Mengetahui waktu presentasi. Mengetahui kapan waktu presentasi akan disampaikan sangatlah penting bagi presenter, karena hal ini berkaitan dengan teknik penyampian dan bagaimana presenter memenajemen waktu yang tersedia sehingga mendapatkan hasil presentasi yang optimal. Berbicaralah dengan efektif. Pilihlah katakata yang efektif dalam menyampaikan setiap pokok pikiran. Usahakan 40-60 kata untuk menyampaikan satu gagasan penting. Menurut hasil survey, setiap 10 menit presentasi berisi 1600-1800 kata.
f. Menyiapkan materi. Umumnya struktur materi presentasi dibagi menjadi pembukaan, isi, dan penutup. Pembukaan dan penutup adalah dua hal penting dalam menentukan keberhasilan sebuah presentasi, tapi bukan berarti isi materi bisa dianggap remeh. Pembukaan presentasi perlu dirancang semenarik mungkin untuk membangkitkan minat audiens, penutup juga harus menggambarkan keseluruhan isi materi presentasi yang sudah disampaikan.
g. Melatih kemampuan. Presentasi dengan hasil yang luar biasa membutuhkan persiapan yang luar biasa pula. Persiapan adalah resep rahasia terpenting dari sebuah presentasi. Ujung dari semua persiapan itu adalah latihan. Sediakanlah waktu untuk untuk latihan, khususnya dalam hal pembukaan presentasi karena inilah yang menentukan kesuksesan sebuah presentasi. 75% rasa grogi dapat dikurangi dengan berlatih sebelum benar-benar melakukan presentasi. Mula-mula lakukanlah sendiri didepan cermin. Bacalah presentasi keras-keras dan sesering mungkin. Jika perlu, gunakan tape recorder saat latihan.agar kita tahu apakah nada bicara kita monoton atau tidak dan bagian mana yang perlu ditambahi penekanannya. Jangan lupa juga untuk melatih senyum, karena senyum memberikan makna bahwa seorang presenter senang berbicara didepan audiens. Hal ini akan membuat audiens merasa lebih nyaman dan memunculkan ikatan emosional antara presenter dan audiens.
3. Materi Presentasi
Sebuah presentasi pada umumnya terdiri dari :
a. Pendahuluan atau pembukaan : presentasi yang baik dimulai dengan pembukaan yang baik. Pembukaan yang baik akan menentukan keberhasilan sebuah presentasi, begitu juga sebaliknya. Tujuan pembukaan adalah untuk memberi gambaran tentang topik presentasi dan apa yang diharapkan sesudahnya. Pada tahapan ini, seorang presenter harus mampu membangkitkan minat audiens. Cara yang biasa dilakukan oleh presenter biasanya adalah :
b. Isi presentasi. Setelah topik pembicaraan disinggung pada pembukaan, pembicaraan dilanjutkan pada poin-poin penting presentasi. Poin-poin yang disampaikan harus berimbang, sistematis, dan relevansi yang menunjukkan kolaborasi antara satu poin dengan poin yang berikutnya.
- Cerita human interest tentang suatu pengalaman ringan yang menarik dan menyegarkan suasana
- Mengungkapkan pernyataan yang mengundang surprise
- Memberikan data statistik yang mengejutkan
- Menyisipkan humor yang sesuai
- Membahas fenomena yang terjadi dan tengah ramai dibicarakan
- Menyinggung atau menyapa beberapa orang terkemuka yang berada diantara audiens
- Mengutip pernyataan pakar yang terkenal
b. Isi presentasi. Setelah topik pembicaraan disinggung pada pembukaan, pembicaraan dilanjutkan pada poin-poin penting presentasi. Poin-poin yang disampaikan harus berimbang, sistematis, dan relevansi yang menunjukkan kolaborasi antara satu poin dengan poin yang berikutnya.
c. Penutup. Penutupan presentasi dapat disajikan dengan strategi sebagai berikut :
4. Alat Bantu Presentasi
Penyajian lisan dengan kata-kata akan lebih mengesankan jika didukung oleh alat bantu. Apalagi jika presenter mampu menyajikan alat bantu itu dengan baik dan benar. Mempersiapkan dan menggunakan alat bantu memang membutuhkan pekerjaan ekstra, namun selalu ada manfaatnya. Antara lain untuk menarik perhatian audiens, menunjang pengertian terhadap topik yang disampaikan, memperkuat ingatan audiens, dan memberikan kesenangan. Salah satu alat bantu yang seringkali dipakai oleh presenter adalah slide dengan power point. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan oleh presenter saat membuat slide, yaitu :
Daftar Pustaka
- Mengungkapkan kembali pokok-pokok pembicaraan
- Berikan ringkasan poin-poin inti pembicaraan
- Berikan saran untuk melakukan suatu tindakan sesuai dengan isi presentasi
- Ungkapkan sebuah tantangan
- Gunakan kutipan ringkasan
4. Alat Bantu Presentasi
Penyajian lisan dengan kata-kata akan lebih mengesankan jika didukung oleh alat bantu. Apalagi jika presenter mampu menyajikan alat bantu itu dengan baik dan benar. Mempersiapkan dan menggunakan alat bantu memang membutuhkan pekerjaan ekstra, namun selalu ada manfaatnya. Antara lain untuk menarik perhatian audiens, menunjang pengertian terhadap topik yang disampaikan, memperkuat ingatan audiens, dan memberikan kesenangan. Salah satu alat bantu yang seringkali dipakai oleh presenter adalah slide dengan power point. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan oleh presenter saat membuat slide, yaitu :
- Tentukan topik sesuai dengan materi yang akan disampaikan
- Tulis materi dalam kalimat singkat dan hanya memuat poin-poin penting
- Sajikan secara urut dan sistematis
- Gunakan warna yang kontras antara materi dan latar slide
- Pilih jenis huruf yang tingkat keterbacaannya tinggi, seperti Verdana, arial, atau tahoma
- Gunakan ukuran huruf 17-20 untuk isi teks
- Satu frame tidak lebih dari 18 baris teks
- Satu frame berisi satu topik atau satu sub topik bahasan
- Berikan judul pada setiap frame
- Jangan membuat tampilan slide yang terlalu rumit dan penuh warna.
Sekian artikel tentang Pengertian Presentasi, Jenis dan Persiapan Dalam Presentasi. Semoga bermanfaat bagi kita semua.
Daftar Pustaka
- Arsjad, Maidar G. dan Mukti U.S. 1991. Pembinaan Kemampuan Berbicara Bahasa Indonesia. Jakarta: Erlangga.
- De Vito, Joseph A. (1994), The Public Speaking Guide. New York: Harper College.
- Hadinegoro, Luqman. 2003. Teknik Seni Berpidato Mutakhir. Yogyakarta: Absolut.
Posting Komentar untuk "Pengertian Presentasi, Jenis dan Persiapan Dalam Presentasi"